Gestire una flotta aziendale richiede visibilità continua: sui costi, sullo stato dei mezzi, sulle scadenze amministrative, sugli interventi in officina. FleetIn genera 16 tipologie di report PDF e Excel — ognuno progettato per rispondere a una domanda specifica del responsabile flotta, del controller finanziario o del responsabile officina.
In questa guida analizziamo uno per uno ogni report: a cosa serve, quale problema risolve e come si presenta. Se vuoi approfondire la soluzione di reportistica integrata, consulta la pagina dedicata alla Reportistica.
Area Economica
1. Report Economico
A cosa serve Il Report Economico è l'analisi finanziaria della flotta su un periodo definito. È il documento che il responsabile amministrativo o il controller usano per presentare i costi della flotta alla direzione.
Quale problema risolve Senza un report strutturato, i costi di flotta rimangono dati grezzi nel gestionale. Questo report risponde alla domanda: "Quanto abbiamo speso sulla flotta in questo trimestre, dove e per cosa?"
Come si presenta Il documento apre con i KPI principali (costi totali in competenza e in cassa, suddivisione amministrativo/operativo). Seguono un grafico a ciambella per la ripartizione per modulo di costo (manutenzione, carburante, assicurazioni, ecc.), il trend mensile dei costi, la classifica dei veicoli più costosi, i principali fornitori per spesa, e la distribuzione per centro di costo. Chiude un dettaglio tabellare di tutte le voci.
2. Dashboard Costi
A cosa serve La Dashboard Costi è il report più evoluto dal punto di vista analitico. Va oltre i semplici totali di spesa per includere dati predittivi e indicatori di usura.
Quale problema risolve I responsabili flotta hanno bisogno non solo di sapere quanto hanno speso, ma anche di anticipare quando un veicolo diventerà antieconomico. Questo report introduce il concetto di costo fermo (stima del costo di immobilizzazione del mezzo), la soglia sostituzione (avanzamento in chilometri verso il limite di rinnovo) e l'usura ricambi (percentuale di usura di freni, olio e altri componenti critici).
Come si presenta Il documento si articola in sezioni: KPI generali, ripartizione dei costi per modulo di acquisizione (proprietà, leasing, noleggio), trend temporale, classifica top veicoli per costo, analisi del costo fermo, indicatore soglia sostituzione con barra di progresso, e sezione usura ricambi per veicolo.
3. Report Carburante
A cosa serve Il Report Carburante analizza spesa, consumi e efficienza energetica dell'intera flotta (o di un sottoinsieme) su un periodo selezionato.
Quale problema risolve Il carburante è tipicamente una delle voci di costo più rilevanti di una flotta. Questo report risponde alle domande: "Quanto stiamo spendendo in carburante? Quali veicoli consumano di più? I consumi reali corrispondono a quelli dichiarati dal costruttore?"
Come si presenta Il documento include i KPI (totale speso, totale litri, media €/litro), un grafico di andamento mensile della spesa, la classifica dei veicoli più costosi per carburante, la tabella di dettaglio dei rifornimenti, e una sezione di efficienza che mette a confronto i consumi reali in L/100km con quelli di catalogo per ciascun veicolo.
Area Veicoli
4. Dossier Veicolo
A cosa serve Il Dossier Veicolo è la carta d'identità completa di un singolo mezzo. Raccoglie in un unico documento tutto ciò che riguarda quel veicolo: storia tecnica, storia dei costi, scadenze, polizze, documenti allegati.
Quale problema risolve Quando si deve cedere un veicolo, rispondere a un'ispezione, valutare un rinnovo o semplicemente fare il punto su un mezzo specifico, le informazioni sono sparse in più sezioni dell'applicazione. Il Dossier le consolida in modo professionale e condivisibile.
Come si presenta Il report è strutturato in sezioni selezionabili dall'utente: Identificazione (targa, VIN, cavalli, anno), Acquisto e Proprietà, KPI dei costi (grafici a linea con trend nel tempo), Storico Manutenzioni, Scadenzario attivo, Polizze assicurative, Documenti allegati, e una Timeline Multi-Evento che mostra in ordine cronologico tutti gli eventi rilevanti del veicolo.
5. Lista Flotta
A cosa serve La Lista Flotta è il report inventariale principale: l'elenco completo di tutti i veicoli della flotta con i loro dati fondamentali, in formato orizzontale ottimizzato per la stampa.
Quale problema risolve Avere un inventario aggiornato della flotta è necessario per le comunicazioni con assicuratori, enti di controllo, direzione aziendale e per le riconciliazioni contabili periodiche.
Come si presenta Il documento apre con i KPI della flotta (totale veicoli, ripartizione per stato, composizione per marca), due grafici a ciambella (distribuzione per stato e per marca), e una tabella completa con targa, marca, modello, anno, stato operativo, chilometraggio attuale, tipo di carburante e data di immatricolazione. Le sezioni includibili sono personalizzabili dall'utente.
6. Veicoli per Stato
A cosa serve Il report offre una panoramica immediata sulla disponibilità operativa dell'intera flotta, classificando i veicoli per stato: Attivo, In Officina, Venduto, Fermo.
Quale problema risolve Il responsabile flotta deve sapere in ogni momento quanti mezzi sono effettivamente operativi: "Di tutti i veicoli che ho in flotta, quanti posso usare adesso?"
Come si presenta Il documento mostra un grafico a ciambella con la percentuale per ciascuno stato, una riga di KPI numerici, e una tabella dettagliata dei veicoli filtrata e ordinata per stato, con i dati principali di ciascun mezzo.
7. Veicoli per Posizione
A cosa serve Questo report mostra come i veicoli della flotta sono distribuiti geograficamente o per sede/reparto di assegnazione.
Quale problema risolve In flotte con più sedi operative, capire quanti mezzi sono assegnati a ciascuna location — e in che stato si trovano — è fondamentale per ottimizzare l'allocazione e prevenire surplus o carenze locali.
Come si presenta Il report apre con grafici a ciambella e a barre che mostrano la distribuzione numerica per posizione. Segue una sezione per ogni sede con una tabella dei veicoli assegnati: targa, modello, stato operativo, conducente e chilometraggio corrente.
8. Veicoli Venduti
A cosa serve Il report Veicoli Venduti è il registro storico delle uscite di flotta: ogni mezzo dismesso con il relativo risultato economico della vendita.
Quale problema risolve Senza un report dedicato, la valutazione del recupero di valore sui veicoli ceduti si perde nella gestione ordinaria. Questo documento consente di misurare la performance finanziaria delle dismissioni rispetto ai costi di acquisto originali.
Come si presenta Il report include i KPI totali delle vendite (ricavo complessivo, numero di mezzi ceduti) e una tabella con targa, data di vendita, prezzo di acquisto, prezzo di vendita e badge colorato con la percentuale di guadagno o perdita sul valore iniziale.
9. Builder Veicoli
A cosa serve Il Builder Veicoli è il report personalizzato generato dall'interfaccia di ricerca e configurazione avanzata dei veicoli. L'utente seleziona quali veicoli includere e quali campi tecnici esporre.
Quale problema risolve Ogni responsabile flotta ha esigenze di reportistica diverse: chi vuole i dati di leasing, chi quelli di garanzia, chi i pneumatici. Il Builder permette di costruire il report su misura senza dover esportare tutto e filtrare a mano in Excel.
Come si presenta Il documento include KPI della flotta selezionata, classifica per costo, elenco veicoli con i campi standard, e — elemento distintivo — schede individuali per ciascun veicolo che mostrano esattamente i campi tecnici scelti dall'utente nel configuratore.
Area Operativa
10. Report Odometro (Singolo Veicolo)
A cosa serve Questo report è il registro cronologico di tutte le letture chilometriche registrate per un singolo veicolo.
Quale problema risolve Tracciare l'evoluzione del chilometraggio è essenziale per pianificare la manutenzione programmata, validare i rimborsi chilometrici e rilevare anomalie di utilizzo (incrementi anomali, periodi di inattività).
Come si presenta Il documento mostra i KPI delle letture (totale rilevazioni, delta complessivo) e una tabella con data, lettura in KM, delta rispetto alla rilevazione precedente, fonte (manuale o GPS) e note.
11. Odometro Veicolo (con grafici)
A cosa serve Simile al Report Odometro di base, ma arricchito con la visualizzazione grafica dell'evoluzione chilometrica nel tempo per un singolo veicolo.
Quale problema risolve Il grafico di andamento permette di identificare visivamente pattern di utilizzo: stagionalità, periodi di fermo, accelerazioni improvvise di percorrenza. È utile sia per analisi interne che per presentazioni a noleggiatori o compagnie assicurative.
Come si presenta Oltre ai KPI (KM attuali, KM mese precedente, delta totale), il documento include un grafico a linea che mostra la crescita chilometrica nel tempo, seguito dalla tabella dello storico letture completo.
12. Odometro Flotta
A cosa serve L'Odometro Flotta è il report comparativo dei chilometraggi di tutti i veicoli attivi, con indicatori di frequenza di aggiornamento delle letture.
Quale problema risolve Avere il chilometraggio aggiornato di tutta la flotta in un colpo solo permette di pianificare i tagliandi, identificare i veicoli con letture obsolete (più di 60 giorni senza aggiornamento) e confrontare l'utilizzo relativo tra i mezzi.
Come si presenta Il report mostra i KPI dell'odometro di flotta (media KM, massimo, veicoli attivi vs. inattivi), un grafico a barre dei veicoli con maggior percorrenza, e una tabella con ultima lettura, delta degli ultimi 60 giorni e fonte della rilevazione per ciascun mezzo.
13. Tabella Generica
A cosa serve La Tabella Generica è un template flessibile per l'esportazione rapida di qualsiasi griglia di dati dell'applicazione in formato PDF professionale.
Quale problema risolve Non tutti i dati hanno bisogno di un report strutturato con grafici. A volte serve semplicemente portare fuori dal sistema una lista ben formattata — dati di officina, liste di ricambi, estratti amministrativi — in un documento pronto da stampare o allegare a una comunicazione.
Come si presenta Il documento ha una copertina con titolo sezione e una tabella con intestazioni e righe dinamiche, adattata al contenuto che viene esportato.
Area Scadenze e Officina
14. Scadenzario
A cosa serve Lo Scadenzario è il report di controllo delle scadenze amministrative e tecniche dell'intera flotta: revisioni, assicurazioni, bolli, patenti, tachigrafi, permessi speciali.
Quale problema risolve Una scadenza mancata può significare una multa, un fermo amministrativo o, peggio, un incidente non coperto da assicurazione. Questo report permette di avere una fotografia immediata di ciò che sta per scadere o è già scaduto su tutti i mezzi.
Come si presenta Il report mostra in apertura i KPI delle scadenze: quante sono scadute (rosso), quante in scadenza imminente (arancio), quante in regola (verde). Segue un grafico di distribuzione degli stati. Il corpo del documento è una tabella in formato orizzontale con targa, tipo di scadenza, data di scadenza, stato, importo e conducente assegnato.
15. Dossier Officina
A cosa serve Il Dossier Officina è il report riepilogativo delle attività di manutenzione e riparazione gestite attraverso il modulo officina di FleetIn, pensato per una lettura direzionale.
Quale problema risolve Il responsabile officina o il fleet manager devono poter presentare periodicamente un quadro dell'efficienza operativa: quanti interventi sono stati aperti e chiusi, quanto tempo in media, quali sono i veicoli più problematici, come si distribuiscono i costi per tipologia.
Come si presenta Il report apre con il Riepilogo Esecutivo (ticket totali, ticket aperti, tempo medio di chiusura, costo per categoria). Seguono grafici di distribuzione per stato e tipo di intervento, analisi dei costi, classifica dei veicoli per numero di interventi e per costo, sezione performance meccanici (ticket chiusi e durata media per tecnico), e trend mensile delle attività.
16. Ticket Officina
A cosa serve Il Ticket Officina è il documento formale del singolo ordine di lavoro: il "foglio di lavoro" ufficiale di un intervento di manutenzione o riparazione.
Quale problema risolve Ogni intervento su un veicolo deve essere documentato formalmente per fini gestionali, assicurativi e di garanzia. Questo report genera automaticamente il documento di lavoro dal ticket inserito nel sistema, eliminando la doppia compilazione su carta.
Come si presenta Il documento riporta i dati di identificazione del ticket (numero, priorità, tecnico assegnato), il dettaglio dell'intervento (diagnosi, lavori eseguiti, ricambi utilizzati), e il dettaglio dei costi suddivisi per categoria (ricambi, manodopera, materiali di consumo) con confronto tra preventivo e consuntivo.
Il Modulatore Granulare: report su misura
Uno degli elementi distintivi del sistema di reportistica di FleetIn è il modulatore granulare: ogni report non è un documento fisso, ma un documento configurabile. Il responsabile flotta seleziona quali sezioni includere (ad esempio, nel Dossier Veicolo può escludere le polizze e includere solo la timeline e i costi), quali periodi coprire, e quali veicoli o gruppi inserire.
Questo approccio elimina il bisogno di esportare dati grezzi e manipolarli in Excel per ottenere il formato desiderato. Il documento esce dal sistema già nel layout corretto, con i dati giusti, pronto per la presentazione o l'archiviazione.
Perché i 16 report cambiano il modo di gestire la flotta
FleetIn non è semplicemente un archivio di dati di flotta: è uno strumento di reportistica professionale che traduce i dati operativi in documenti pronti per decisioni, presentazioni e adempimenti.
La possibilità di generare questi documenti direttamente dall'applicazione — con dati sempre aggiornati e layout professionali — elimina ore di lavoro manuale su fogli di calcolo e riduce il rischio di errori nelle comunicazioni verso la direzione o verso terzi.
Le 4 aree coperte (Economica, Veicoli, Operativa, Scadenze e Officina) garantiscono che nessun aspetto della gestione resti cieco: dai KPI di costo alla disponibilità dei mezzi, dallo storico chilometrico alle scadenze assicurative, ogni informazione ha il suo documento ufficiale, pronto in pochi secondi.
Vuoi vedere i report in azione sulla tua flotta? Scopri la soluzione di Reportistica di FleetIn oppure richiedi una demo per un walkthrough personalizzato.